Personvernerklæring for Nannestad kommune

Hvorfor og hvordan behandler vi dine personopplysninger?

Vi behandler personopplysninger om innbyggere og enkelte andre, blant annet for å kunne utføre våre lovpålagte oppgaver, tilby gode tjenester til innbyggerne, og for å kunne behandle henvendelser vi får.

Nedenfor finner du informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler og om hvordan vi samler inn, lagrer og eventuelt deler dine personopplysninger.

Når har vi lov til å behandle dine personopplysninger?  

For at vi skal kunne behandle personopplysninger trenger vi et lovlig behandlingsgrunnlag. De ulike behandlingsgrunnlagene står i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6.

Kommunen er en offentlig myndighet, og i loven er kommunen pålagt å utføre en rekke oppgaver, blant annet innen barnehage og skole, helse- og sosialtjenester, samt tilskuddsordninger og byggesaker. I slike tilfeller må vi behandle personopplysninger, og behandlingsgrunnlaget for slik behandling finnes i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 e).

Noen ganger er vi pålagt andre forpliktelser etter loven som forutsetter at vi behandler personopplysninger. Vi er for eksempel arbeidsgiver til mange ansatte, og har en lovpålagt plikt til å rapportere lønnsutbetalinger om ansatte til skattemyndighetene samt overholde kravene i arbeidsmiljøloven med forskrifter. Behandlingsgrunnlaget for å behandle personopplysninger for å oppfylle rettslige forpliktelser står i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

I tillegg må vi behandle personopplysninger som er nødvendige for å oppfylle en avtale som er inngått eller skal inngås mellom deg og oss, jf. artikkel 6 nr. 1 b). Dette er normalt behandlingsgrunnlaget når vi behandler personopplysninger om egne ansatte eller innleide personer.

I noen situasjoner må vi behandle personopplysninger hvis det er nødvendig for å verne den registrertes eller en annen fysisk persons vitale interesser, jf. artikkel 6 nr. 1 d).

Dersom vi foretar behandlinger basert på behandlingsgrunnlaget berettiget interesse i artikkel 6 nr. 1 bokstav f), vil vi informere de som blir berørt.

Dersom det ikke foreligger noe annet rettslig grunnlag, må vi ha samtykke fra deg for å kunne behandle personopplysninger, jf. artikkel 6 nr. 1 a). I de få tilfellene der samtykke brukes som behandlingsgrunnlag, kan du når som helst trekke samtykket tilbake ved å kontakte oss, og du trenger ikke begrunne hvorfor du trekker samtykket tilbake.

Hvor henter vi personopplysninger fra?

Vi henter inn personopplysninger fra ulike aktører. Ofte henter vi personopplysninger fra andre offentlige etater, som for eksempel NAV, Skatteetaten, spesialisthelsetjenesten og utlendingsmyndighetene.

I de fleste andre tilfeller innhenter vi de opplysningene som du selv oppgir i kontakten med oss. Dette er personopplysninger du oppgir direkte, som for eksempel gjennom søknad og kontaktskjemaer.

Når du chatter med oss, samler vi inn de opplysningene som du skriver inn i chatten. Av personvernhensyn ber vi deg om ikke å skrive opplysninger du ønsker å holde hemmelig, som for eksempel fødselsnummer og helseopplysninger.

Enkelte opplysninger samles inn automatisk, for eksempel ved bruk av overvåkningskameraer eller når du benytter våre nettsider.

Hvilke personopplysninger behandler vi?

Vi behandler kun personopplysninger som er nødvendige i forbindelse med gjennomføringen av våre oppgaver eller plikter. Dette omfatter følgende kategorier av personopplysninger:

• Kontaktopplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse
• Opplysninger som er nødvendige for å identifisere deg, for eksempel fødsels- og personnummer, d-nummer, kjønn eller statsborgerskap
• Opplysninger om familieforhold, for eksempel navn på ektefelle, barn, foreldre eller sivilstatus
• Helseopplysninger som diagnose, medisiner og oppfølgingsplan
• Økonomiske opplysninger
• Opplysninger knyttet til de tjenestene du benytter i kommunen, for eksempel barnehage, skole, byggesak og renovasjon
• Videopptak fra områder med kameraovervåkning. 

Noen ganger må vi behandle særlige kategorier av personopplysninger. Det kan f.eks. være opplysninger om helse, religion eller fagforeningsmedlemskap. Slike personopplysninger behandler vi bare hvis vi har lov til det etter personvernforordningen (GDPR) art. 9 nr. 2.

Fødselsnummer med 11 siffer regnes ikke som en særlig kategori av personopplysninger, men vi er likevel forsiktige med å behandle dette. Av og til må vi behandle fødselsnummer for at vi skal få utført våre oppgaver eller plikter, og slike opplysninger lagres bare dersom vi har saklig grunn (ellers sladdes eller slettes numrene ut over fødselsdatoen).

Hvor lenge oppbevarer vi personopplysningene?

Vi lagrer dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for å utføre våre oppgaver eller plikter. Vi lagrer kun personopplysninger så lenge vi er pålagt å lagre dem, for eksempel i samsvar med bestemmelsene i arkivloven.

Dersom du ønsker at vi sletter personopplysninger om deg, vil vi gjøre det med mindre vi har en lovpålagt plikt eller annet grunnlag til å oppbevare personopplysningene videre.

Hvem utleverer vi personopplysninger til?

I noen tilfeller må vi utlevere dine personopplysninger til andre. Dette skjer kun når det foreligger et gyldig grunnlag for utleveringen, for eksempel at det foreligger en avtale, lovhjemmel eller en rettslig kjennelse. Der det er grunnlag for utleveringen vil personopplysningene dine for eksempel kunne utleveres til andre offentlige eller statlige organer.

For eksterne virksomheter som behandler personopplysninger på vegne av oss, inngås det databehandleravtaler. En databehandleravtale er en avtale mellom oss i kommunen og en ekstern virksomhet, som forplikter den eksterne virksomheten til å behandle personopplysningene i tråd med personvernforordningen (GDPR).  Et eksempel er Digitale Gardermoen IS som vi bruker som IT-leverandør, se dgi.no. DGI eies av kommunene Gjerdrum, Eidsvoll, Hurdal, Nannestad og Nes.